SaaS Startup: ¡No te olvides de tu impuesto a la venta!

Las empresas de software as a Service (SaaS) continúan siendo el segmento de la industria de más rápido crecimiento en los EE. UU. Dominan las listas de las principales empresas, desde Forbes hasta Fast Company y Fortune 500. Sin embargo, saber cómo gestionar el impuesto a la venta (Sales Tax) puede ser un desafío,

¿Cómo sé si mi startup se encuentra obligada a cobrar y remitir el impuesto a la venta o Sales Tax?

La obligación de cobrar el impuesto a nuestros customers y luego remitirlo a un estado en particular, se determina analizando si existe un “Nexo” entre nuestra startup y ese estado. 

Originalmente el “Nexo” se definió como la “presencia física sustancial” por la Corte Suprema de EE.UU. en Quill v. Dakota del Norte en 1992. Es decir, si mi startup estaba físicamente ubicada en Florida y vendía mi producto a clientes residentes de Colorado de forma digital, mi startup sólo estaba obligada a cobrar el impuesto a los consumidores de Florida y no de Colorado. 

26 años después y con el avance de la tecnología esta norma que se encontraba totalmente desactualizada en una economía global dominada por el comercio electrónico, fue complementada con el “Nexo Económico” en el 2018. Esto establece que en caso de no contar con “presencia física sustancial” en el estado, la obligación de recaudar sales tax de nuestros customers se rige por un umbral de cantidad de transacciones de ventas y/o el monto total de ventas anuales (según el estado). Continuando con el ejemplo anterior, si vendo desde Florida a customers que residen en Colorado por más de US$100.000 anuales, entonces me encuentro obligado a cobrar el impuesto a los consumidores no solamente de Florida, sino también los residentes de Colorado, a pesar de no contar con presencia física en dicho estado.

Muy bien, ahora que ya entendemos el concepto de Nexo (Nexus), la pregunta sería… ¿La venta de SaaS está gravada?. 

Y la respuesta es depende. En la actualidad los softwares y servicios digitales se gravan de formas distintas de acuerdo a cada estado:

  •  El SaaS se grava en 17 estados, parcialmente en 2 y en 8 estados se grava siempre y cuando nuestra startup tenga un servidor en dichos estados.
  • Las películas digitales están exentas en 23 estados.
  • La fotografía digital están gravadas en 27 estados.
  • Los juegos digitales están gravados en 26 estados.
  • Las formaciones basadas en software estan sujetas a impuesto en 10 estados.
  • La instalación de hardware está sujeta a impuestos en 21 estados.
  • El mantenimiento de software está gravado en 24 estados y parcialmente en 1

Son muchas las variables que necesitamos tener en cuenta a la hora de determinar si mi software es taxable o no, como por ejemplo si es un software off-the-shelf o customizado, si los derechos para su uso son temporales o permanentes, donde tenemos nuestros servidores, son ofrecidos en paquete con otros productos o servicios (en este caso, se deberían detallar por separado en la factura, ya que agrupar en un solo concepto el mix de productos gravados y no gravados, hará que el total de la transacción se encuentre gravada), etc.

Para agregarle más dificultad, las reglas están constantemente siendo modificadas por todos los estados, con el solo fin de recaudar la mayor cantidad de impuesto.  

Pasos para cumplir con mis Impuestos Indirectos

  • Paso 1: Acumular datos de facturación estado por estado y monitorear el progreso en relación con los umbrales para cada estado. 
  • Paso 2: Asegurarse que el team de ventas tenga un completo entendimiento del impuesto.
  • Paso 3: Asegurarse de que nuestro sistema de facturación pueda calcular el impuesto a la venta. 
  • Paso 4: Registrar nuestra startup en los estados en los que preveé cruzar el umbral de transacciones o monto de ventas anuales. Y estar listo para comenzar a recaudar el impuesto en nombre del estado apenas cruza el umbral. 
  • Paso 5: Al crecer nuestras ventas, este proceso es casi imposible si lo llevamos de forma manual. Para ello, existen soluciones digitales que automatizan este proceso, integrándose a su sistema de facturación. 

Actualmente hay más de 13.000 jurisdicciones en todo Estados Unidos que pueden obligarte a cobrar el sales tax a tus clientes. Por eso es necesario que puedas contar con expertos que te guíen en todo el proceso, desde el inicio hasta el fin. ¡No pongas en riesgo a tu startup!

CFOStartup es tu solución financiera, impositiva y legal. Contáctenos para obtener más información sobre cómo podemos ayudar a tu startup. 

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